Росархив опубликовал перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Приказ № 236 от 20.12.2019 года вступил в действие 18 февраля.
Перечень включает документы, которые создаются в процессе деятельности юрлиц независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения. В приказ для удобства включен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены все виды документов.
Некоторые виды кадровых документов придется хранить дольше, чем сейчас, например:
- график отпусков - три года, а не год;
- книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков - пять лет вместо трех.
Для каких документов сроки уменьшили. Это:
- документы о дисциплинарных взысканиях - три года вместо пяти лет;
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда - пять лет, а не постоянно;
- книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий, журналы инструктажей - 45 лет, а не постоянно.
Для ряда документов срок хранения будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после - 50 лет. Среди них трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы лежат на полках 75 лет.
Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
Отдельным Приказом Росархива № 237 от 20.12.2019 года также утверждена новая Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения. Инструкция вступила в действие 25.02.2020 г.
Особый интерес для специалистов по охране труда представляет Раздел 7.3. «Охрана труда» приказа № 236, а именно п.п. с 407 по 430.
Сюда включены документы по СОУТ, по медосмотрам, по обучению по ОТ, по несчастным случаям и профзаболеваниям, по спецодежде, по молоку, наряды-допуски, и многие другие. Стоит отметить, что хранению подлежат также докладные записки и отдельным пунктом указана «Переписка по вопросам охраны труда», срок хранения которой должен составлять 5 лет.
